秘書組_第二次大會會議紀錄_1028

1028第二次籌備大會紀錄

主席：郭知藝

地點：TR-312

時間：16:30 – 18:00

紀錄：賴克

出席：工商創設及不分系主修設計二年級同學

總召報告：

1. 請大家愛用blog&dropbox
2. 官方指定的文件格式為office2003版本
3. 請各組上傳至dropbox的檔案務必要照命名規定命名
4. 後若有支出收據上請打統編（04126516）及清楚明細
5. 補助採事後申請制，故活動支出可能需要由工作人員先墊
6. 組名及工作內容變更：音響組、場佈燈光組 → 音響燈光組、場佈組
（原因為場佈組可能時間不足去弄燈光，且燈光與音響需緊密配合）

影像組報告：

1. 人員分配（詳情參見PPT）
2. 進度分配（詳情參見PPT）
3. 影像組目前無人員需求
4. 投影機規畫示意圖及海報張貼點分布圖（詳情參見PPT）
5. 預算報告（見PPT，其中貼紙部分視經費斟酌，可能刪減數量或乾脆不採用）
6. 對組外聯絡窗口：
　張軒維　商設　0926-623512　abc0805779@hotmail.com
　林襄閣　創設　0934-388746　gladylin1991628@hotmail.com
　孔繁瑄　創設　0981-537336　fashionkong@hotmail.com
7. Ｔ恤意見詢問（自付或成為販售周邊商品）
　→等設計圖出來再統計訂購數量，之後才印製

場佈組報告：

1. 已分給組員聯絡資料
2. 宣布目前組內討論狀況及提案（詳情參見PPT）
3. 進度表報告（詳情參見PPT）
4. 預算表報告（詳情參見PPT）
5. 組內分工報告（詳情參見PPT）
6. 下次組內開會11/1 中午（預定進度：提出設計具體sketch）
7. 徵求工具及材料（見BLOG）
8. 希望還能增加三到五名人手

音響燈光組：

1. 進度表報告（詳情參見PPT）
2. 預算表報告（詳情參見PPT）
3. 詢問是否有人認識資工系學生，可協助租借音響事宜？
4. 由於燈光工作的加入，之後組內可能會成立燈控小組
5. 音響燈光組需要人手及各位的踴躍參與！

活動組：

1. 進度表告報（詳情參見PPT）
2. 當日活動內容：（詳情參見PPT）
3. 當日活動流程：（稍後補上）
4. 組內分工報告：
　(1) 開幕表演組、舞蹈 (柯庸杯苺
　(2) 閉幕 聖誕老公公 (小胖
　(3) 主持人組 (思陽小依
　(4) 串場組(舞會啤酒猜歌) (江鄒怡婷阿令脆脆
　如想協助及參與以上任一活動者請找該項負責人報名
5. 需求道具：
　(1) King、Queen服裝
　(2) 啤酒遊戲需要酒、湯匙、勺子、吸管等
　(3) 啤酒券啤酒券

生活組：

1. 預算報告（詳情參見PPT）
2. 酒單報告（詳情參見PPT）
3. 正在討論控管酒量的方法
4. 分工報告（分組：吧檯、器具、飲料、外燴）
5. 進度表報告（詳情參見PPT）
6. 徵求：各類調酒器材、容器、便宜酒類發售通路、外銷通路、冰櫃、流理台

秘書組：

1. 進度表報告
2. 場地問題已解決
3. 組內分工完成
4. 每人負責監督組別分配
　何思琦 → 音響組　　　　葉庭吟 → 影像組
　鄭宇婷 → 場佈燈光組　　郭少柔 → 活動組
　劉家甫 → 生活組　　　　賴　克 → 公關組
　請各組務必依照呈報的進度表工作，並定時確實回報秘書組工作進度
5. 秘書組已借到投影機一台，可借至金歌趴完
6. 系學會補助資訊已詢問，詳情見PPT

公關組：

1. 已完成進度表
2. 目前首要任務→完成贊助企劃書
3. 完成贊助PROMO影片

新成員分組及換組
　　　　陳臻立：場佈組
　　　　林佩穎：場佈組
　　　　吳建霖：場佈組
　　　　蕭安廷：活動組
　　　　王　偉：公關組
　　　　鄒柏軒：活動組
　　　　李依璇：音響燈光組
　　　　邱葳傑：場佈組
　　　　薛伊婷：音響燈光組

　　　　共9人加入JPG小組

器材徵求：
　　　　各類調酒器材、容器
　　　　酒類便宜發售通路及外燴通路
　　　　Webcam
　　　　投影機
　　　　螢幕
　　　　網路線
　　　　大聲公
　　　　冰櫃、保麗龍箱

blog＆dropbox教學及鎖blog

人才徵求：
活動組：舞蹈興趣份子、主持人
音響燈光組：樂團樂手

下周進度

對外PROMO影片完成
T-Shirt設計圖完成
下周三中午12:30商二組長會議
下周大會同一時間同一地點
各組需要更詳細的預算表！

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附錄 - 創設系學會的建議

預算表中的酒杯花費太多
活動期間的可能要有食物較好，但餐費頗多預算也要考量
院辦有輸出設備可以幫助節省印刷開銷
宣傳部分可能可以再節省支出
音響部份可以詢問工商設（音響品質可能不佳）
若場佈的支出要最多，其他部分要再壓縮
景美有便宜油漆一百三十元（by阿楷學長）
活動最大問題是經費不足（系上拮据，所以可能要考慮往外發展）
系費的首要目的並非辦理活動，活動的經費要另外向院辦申請
經費應依照工商設人數及創設人數比例分攤
本次活動採用新的形式也許可以獲得系/院方更多的資助

統編號碼：04126516