秘書組_第二次大會會議紀錄_1028

1028第二次籌備大會紀錄

主席：郭知藝

地點：TR-312

時間：16:30 – 18:00

紀錄：賴克

出席：工商創設及不分系主修設計二年級同學

總召報告：

1. 請大家愛用blog&dropbox
2. 官方指定的文件格式為office2003版本
3. 請各組上傳至dropbox的檔案務必要照命名規定命名
4. 後若有支出收據上請打統編（04126516）及清楚明細
5. 補助採事後申請制，故活動支出可能需要由工作人員先墊
6. 組名及工作內容變更：音響組、場佈燈光組 → 音響燈光組、場佈組
（原因為場佈組可能時間不足去弄燈光，且燈光與音響需緊密配合）

影像組報告：

1. 人員分配（詳情參見PPT）
2. 進度分配（詳情參見PPT）
3. 影像組目前無人員需求
4. 投影機規畫示意圖及海報張貼點分布圖（詳情參見PPT）
5. 預算報告（見PPT，其中貼紙部分視經費斟酌，可能刪減數量或乾脆不採用）
6. 對組外聯絡窗口：
　張軒維　商設　0926-623512　abc0805779@hotmail.com
　林襄閣　創設　0934-388746　gladylin1991628@hotmail.com
　孔繁瑄　創設　0981-537336　fashionkong@hotmail.com
7. Ｔ恤意見詢問（自付或成為販售周邊商品）
　→等設計圖出來再統計訂購數量，之後才印製

場佈組報告：

1. 已分給組員聯絡資料
2. 宣布目前組內討論狀況及提案（詳情參見PPT）
3. 進度表報告（詳情參見PPT）
4. 預算表報告（詳情參見PPT）
5. 組內分工報告（詳情參見PPT）
6. 下次組內開會11/1 中午（預定進度：提出設計具體sketch）
7. 徵求工具及材料（見BLOG）
8. 希望還能增加三到五名人手

音響燈光組：

1. 進度表報告（詳情參見PPT）
2. 預算表報告（詳情參見PPT）
3. 詢問是否有人認識資工系學生，可協助租借音響事宜？
4. 由於燈光工作的加入，之後組內可能會成立燈控小組
5. 音響燈光組需要人手及各位的踴躍參與！

活動組：

1. 進度表告報（詳情參見PPT）
2. 當日活動內容：（詳情參見PPT）
3. 當日活動流程：（稍後補上）
4. 組內分工報告：
　(1) 開幕表演組、舞蹈 (柯庸杯苺
　(2) 閉幕 聖誕老公公 (小胖
　(3) 主持人組 (思陽小依
　(4) 串場組(舞會啤酒猜歌) (江鄒怡婷阿令脆脆
　如想協助及參與以上任一活動者請找該項負責人報名
5. 需求道具：
　(1) King、Queen服裝
　(2) 啤酒遊戲需要酒、湯匙、勺子、吸管等
　(3) 啤酒券啤酒券

生活組：

1. 預算報告（詳情參見PPT）
2. 酒單報告（詳情參見PPT）
3. 正在討論控管酒量的方法
4. 分工報告（分組：吧檯、器具、飲料、外燴）
5. 進度表報告（詳情參見PPT）
6. 徵求：各類調酒器材、容器、便宜酒類發售通路、外銷通路、冰櫃、流理台

秘書組：

1. 進度表報告
2. 場地問題已解決
3. 組內分工完成
4. 每人負責監督組別分配
　何思琦 → 音響組　　　　葉庭吟 → 影像組
　鄭宇婷 → 場佈燈光組　　郭少柔 → 活動組
　劉家甫 → 生活組　　　　賴　克 → 公關組
　請各組務必依照呈報的進度表工作，並定時確實回報秘書組工作進度
5. 秘書組已借到投影機一台，可借至金歌趴完
6. 系學會補助資訊已詢問，詳情見PPT

公關組：

1. 已完成進度表
2. 目前首要任務→完成贊助企劃書
3. 完成贊助PROMO影片

新成員分組及換組
　　　　陳臻立：場佈組
　　　　林佩穎：場佈組
　　　　吳建霖：場佈組
　　　　蕭安廷：活動組
　　　　王　偉：公關組
　　　　鄒柏軒：活動組
　　　　李依璇：音響燈光組
　　　　邱葳傑：場佈組
　　　　薛伊婷：音響燈光組

　　　　共9人加入JPG小組

器材徵求：
　　　　各類調酒器材、容器
　　　　酒類便宜發售通路及外燴通路
　　　　Webcam
　　　　投影機
　　　　螢幕
　　　　網路線
　　　　大聲公
　　　　冰櫃、保麗龍箱

blog＆dropbox教學及鎖blog

人才徵求：
活動組：舞蹈興趣份子、主持人
音響燈光組：樂團樂手

下周進度

對外PROMO影片完成
T-Shirt設計圖完成
下周三中午12:30商二組長會議
下周大會同一時間同一地點
各組需要更詳細的預算表！

- - - - - - - - - - - - - - - - - -

附錄 - 創設系學會的建議

預算表中的酒杯花費太多
活動期間的可能要有食物較好，但餐費頗多預算也要考量
院辦有輸出設備可以幫助節省印刷開銷
宣傳部分可能可以再節省支出
音響部份可以詢問工商設（音響品質可能不佳）
若場佈的支出要最多，其他部分要再壓縮
景美有便宜油漆一百三十元（by阿楷學長）
活動最大問題是經費不足（系上拮据，所以可能要考慮往外發展）
系費的首要目的並非辦理活動，活動的經費要另外向院辦申請
經費應依照工商設人數及創設人數比例分攤
本次活動採用新的形式也許可以獲得系/院方更多的資助

統編號碼：04126516

秘書組_組長會議紀錄_1027

1027組長會議記錄
日期：10/27
時間：12:30~13:30
紀錄：賴　克
出席：
總召：郭知藝
副召&影像組：馮涵宇
活動組：陳逸洛
音響燈光組：何昀芳、薛伊婷
生活組：鄭雅方、許　寗
秘書組：賴　克、鄭宇婷
場佈組：蔡一豪、李聲宏
公關組：楊雅筑

A. 組別變更：
1. 場佈燈光組、音響組 → 場佈組、燈光音響組

B. 影像組：
1. PROMO影片完成
2. 組內人員分工完成
3. 預算估計尚未完成
4. 目前暫無人員需求

C. 生活組：
1. 組內分工：器材、飲料採買、外燴組
2. 器材規劃：吧台（東西大致都可以借到）、醫療（前兩週去借即可）
3. 主要會花錢的是飲品、杯子、吸管等消費品
4. 需要估入場票價
5. 外燴部分看經費（票價決定經費，經費決定是否外燴）
6. 已經找酒品的來源及估價
7. 流理檯、冰櫃需求
8. 不需要人員增添

D. 音響燈光組：
1. 會後會向搖滾實驗室看器材（外借要收費）
2. 學校的音響還需要詢問能否租借（也可找其他系借，如資工系等）
3. 需要更多人加入（因為有燈光組加入，需要燈控及音控）
4. 成員之後可能需要跟活動組配合
5. （雷射燈+煙霧機+魔鬼燈 約6至7000）
6. 許寗與鄭雅方可詢問燈光及舞台設備事宜

E. 活動組：
1. 活動分割：金歌盃（歌唱比賽）→串場活動→金歌趴（樂團、熱舞）
2. 分工：開幕組、閉幕組、串場組
3. 娛樂活動：猜歌、服裝比賽、喝啤酒大賽
4. 預算下禮拜會出來（比賽材料及獎品需花費）
5. （糖果要萬聖節後聖誕節前買較便宜）
6. 燈光部分需由各組寫CUE表給音響燈光組
7. 需要麥克風及對講機

F. 場佈組：
1. 預算粗估：兩萬五，但還要再刪減
2. （一萬元版本也有，但設備很基本，如入口處會很精簡…等）
3. 分工：舞台+DJ+VJ、吧台+休息區、裝置
4. 至少還需要三到五人
5. 空間分配完成，各組開始進行發想及蒐集資料之動作
6. 下週可以出來實際的設計圖，11月初可出來3D圖
7. 進度草案已出來（已寄給傑夫）

G. 公關組：
1. 時間表已上傳
2. 已經寫好文案並計畫採訪院長及系主任
3. 徵求影像剪輯人才
4. 詢問有沒有人有認識的企業
5. 給灰磚鄰居的信要盡早
6. 採訪的劇本要盡快撰寫

- - - - - - - - -

秘書組工作：
借「校方」的投影機
冰櫃、流理檯
詢問補助何時能拿到
活動前就把預算清單列好以申請經費
麥克風、對講機需求

大會需報告：
器材徵求→大會時詢問有沒有人認識資工系的人
關係徵求→有沒有人有認識的企業可以協助公關組

秘書組_會議紀錄_1023

第二次會議-金歌pa
日期：10/23(六) 15:32~
紀錄者：鄭宇婷

會議參與人員：
總召：郭知藝
活動組：陳逸洛
影像組：馮涵宇、田惠元
音響組：王柏皓
生活組：許寗
公關組：楊雅筑、陳棣
場佈組：李治昕、李聲宏、黃安聖
秘書組：劉家甫、鄭宇婷

Ａ。組長工作：時間表、預算表、分工表、企畫表。趕緊連繫組員。
下周三必須繳交的作業：時間表、預算表。

時間表
各組需更詳細的時間表
預算表
列出基本預算，如何使用這筆錢。場佈組必須列出必要物品的項目，以及如何製作。生活組要與公關組討論票價。
分工表
組內有多少工作要分配。
舉例
場佈：燈光、多媒體、硬體……
影像：VJ、找素材、和其他組合作的人……
企劃表
組長提出新idea
附註
提議：燈光是否可以找到廠商贊助？
贊助的定義：我方已給對方很大的利益，然後對方可以心甘情願贊助我們。


Ｂ。兩週內的工作進度：完成PROMO
PROMO工作內容
用途：方便對外介紹我們的活動，與上次開會的風格相近。

一、影像組處理炫麗畫面、主視覺、動畫
二、場佈提出草圖(3D影像、2D草圖、尺寸)再將檔案傳給影像組製作動畫
三、公關規畫影片中的內容、開會畫面、採訪照片、老師的評論
三、企畫書(秘書組)無需太過詳細
四、需要簡單網站，將影片、企畫書po上網路。



Ｃ。說明工作進度表，大綱。
10/27
開小型會議：預算表、時間表必須要出來；秘書組蒐集到各組要報告的內容。
10/28
開大型會議各組要告訴大家目前進度與新想法。各組可提出缺人或是多人的意見，大會上進行討論。
11/4或5
PROMO可以傳出去。影像組可以開始製作平面海報。場佈需將草圖弄更清楚、採買材料，能租借的物品可以先借。公關組完成PROMO影片、網頁、寫公關函(to給一個廠商)。
11/11
平面海報完成。
11/15
比賽開始報名(金歌比賽)，需要有人協助報名系統。
11/25
影像組完成票卡、酷卡
11/29 or 12/1
公關組販售預售票、和生活組協商票的價錢
12/10,11
比賽報名截止，交給活動組整理
12/15
進入尾聲。場佈組開始佈置。比賽順序、當日流程。
12/16~24
節目總檢，跑流程，總彩
12/25
活動開始


Ｄ。下周四 金歌pa大會：
各組要告訴大家目前進度與新想法。各組可提出缺人或是多人的意見，大會上進行討論。招募組員，班代需要在下星期四統整好班上想要在參加的人員。


Ｅ。討論
1. 有無聖誕樹？投影式？非實體。
2. 場佈需和主題融合
3. 參加人進入會場，會變成負片效果(動線?)
4. 吧檯設計(場佈組和生活組討論)
5. 食物部分經費(生活和公關討論)
6. 有無入場費，Check in?
7. 公關寫文給灰磚其他系人
8. 燈光、人員可能會到灰磚4F
9. 如何使用灰磚空間?
10. 辨識現場工作人員：工作人員規定T-shirt? 也可以現場販售? (活動組工作)
11. 有無紀念T?
12. 網路空間?
PS.李治昕可以借到2~3台投影機


Ｆ。預算
預算模擬表(知藝檔案)
預算最低2萬(盡量花在場佈、燈光、影像)，
工商系學會和創設系學會所付出的預算，需按照兩系所參加的人數分配，需先調查參與人數。

紀錄_有機趴考察_1023

考察心得

1.雷射、快閃燈很嗨

2.可有裝置或是小型展覽

3.現場藝術創作表演

4.休息區

5.指示標誌

6.VJ很好賺

7.投影機要一堆

8.影像可有抽象與共鳴部分

9.四周要有電扇加持

由於版面太長，想看詳細考察照片的請上FB，為啥突然會有斜線又弄不掉。